Para melhorar o setor financeiro de uma empresa, é necessário dar prioridade a uma modernização que torne os processos mais eficientes e tecnológicos. A automatização é uma solução viável para dar andamento prático ao negócio.
Mas por que automatizar os processos financeiros?
Primeiro que com a automação, o negócio da empresa fica mais forte e direcionado para o público-alvo.
A ausência de investimentos neste setor da empresa pode resultar em atrasos na companhia em relação
aos concorrentes e, por consequência, atrapalhar e atrasar os objetivos, crescimento e lucros.
Entre os outros benefícios, destaca-se a melhoria do funcionamento de todo o setor. Com a automação,
o trabalho fica mais produtivo, visto que a demanda de tempo para a execução de tarefas manuais diminui,
e os recursos ficam mais distribuídos. Ou seja, o departamento funciona com maior fluidez e rapidez.
Como automatizar os processos financeiros?
Antes da técnica automatizada, o trabalho é feito de maneira manual, o que torna mais vulnerável e
passível para erros humanos, comprometendo os funcionários. Essas falhas podem prejudicar consideravelmente
a produtividade e o funcionamento do negócio.
Algumas etapas precisam ser consideradas para a realização da automatização dos processos financeiros, como:
Mapeie os processos que devem ser automatizados
Inicialmente, é necessário identificar os tipos de processos que passarão pelas mudanças, definindo a ordem
em que elas vão ocorrer. Podem ser englobados os tipos de processos:
Faturamento: envio automático de notas fiscais e boletos bancários com data e horário agendado pelo sistema;
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Reajuste de Contratos: os contratos com os clientes são feitos automaticamente, evitando perda de prazo e atrasos na aplicação;
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Registro de Boleto: esta etapa é automatizada para garantir a operação do negócio e aumenta a agilidade na emissão e no envio;
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Cobrança: permite envio de notificações instantâneas para os clientes logo nas primeiras semanas de atraso, assim evita que as contas fiquem paradas por muito tempo;
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Lançamentos Comerciais: os lançamentos são atualizados em tempo real, organizando e diminuindo as falhas contábeis por conta de informações desatualizadas;
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Relatórios: a emissão automatizada de diferentes relatórios permite a atualização de resultados periodicamente, ajudando na configuração de balanços para gestores específicos.
Transfira os processos para ambiente eletrônico
Para os processos serem automatizados corretamente, é necessário que eles sejam transferidos para uma
plataforma digital. Os recursos analógicos tornam a gestão mais lenta, trabalhosa e com mais riscos de
perdas significativas.
O ambiente eletrônico é versátil e possui diversas ferramentas e softwares que facilitam e tornam a gestão
mais segura e eficiente.
Identifique se o software atualizado permite a automação
É por meio do software que as tarefas vão ser executadas. Por isso, é preciso escolher a ferramenta de acordo com as necessidades principais da empresa. É necessário verificar a automatização de processos, se o software vai agregar, facilitar e ajudar os funcionários.
A automação é realizada através do Enterprise Resource Planning (ERP, em português, planejamento dos
recursos da empresa). Após o mapeamento, é preciso verificar se o ERP suporta as mudanças.
Integre outras áreas
Outras áreas da empresa também estão interligadas à automatização de processos financeiros. Com isso,
é preciso que a automatização faça com que essas áreas conversem e interajam entre si.
Com a integração, os riscos por falta de atualização diminuem, além de ser possível avaliar a empresa
por uma perspectiva mais completa.
Identifique erros recorrentes durante o processo
Compreender os passos importantes para o desenvolvimento do sistema é também verificar os erros mais
comuns, que podem ser evitados, e assim fazendo com que haja melhor desempenho nas soluções.
A adoção de um calendário de validação dos processos é um outro método que pode ajudar com que não
sejam realizados pela metade ou tenham mais erros.
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