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Automatização de processos financeiros




Para melhorar o setor financeiro de uma empresa, é necessário dar prioridade a uma modernização que torne os processos mais eficientes e tecnológicos. A automatização é uma solução viável para dar andamento prático ao negócio. Mas por que automatizar os processos financeiros?


Primeiro que com a automação, o negócio da empresa fica mais forte e direcionado para o público-alvo.


A ausência de investimentos neste setor da empresa pode resultar em atrasos na companhia em relação aos concorrentes e, por consequência, atrapalhar e atrasar os objetivos, crescimento e lucros.


Entre os outros benefícios, destaca-se a melhoria do funcionamento de todo o setor. Com a automação, o trabalho fica mais produtivo, visto que a demanda de tempo para a execução de tarefas manuais diminui, e os recursos ficam mais distribuídos. Ou seja, o departamento funciona com maior fluidez e rapidez.


Como automatizar os processos financeiros?


Antes da técnica automatizada, o trabalho é feito de maneira manual, o que torna mais vulnerável e passível para erros humanos, comprometendo os funcionários. Essas falhas podem prejudicar consideravelmente a produtividade e o funcionamento do negócio.


Algumas etapas precisam ser consideradas para a realização da automatização dos processos financeiros, como:


Mapeie os processos que devem ser automatizados


Inicialmente, é necessário identificar os tipos de processos que passarão pelas mudanças, definindo a ordem em que elas vão ocorrer. Podem ser englobados os tipos de processos:


Faturamento: envio automático de notas fiscais e boletos bancários com data e horário agendado pelo sistema;

  • Reajuste de Contratos: os contratos com os clientes são feitos automaticamente, evitando perda de prazo e atrasos na aplicação;

  • Registro de Boleto: esta etapa é automatizada para garantir a operação do negócio e aumenta a agilidade na emissão e no envio;

  • Cobrança: permite envio de notificações instantâneas para os clientes logo nas primeiras semanas de atraso, assim evita que as contas fiquem paradas por muito tempo;

  • Lançamentos Comerciais: os lançamentos são atualizados em tempo real, organizando e diminuindo as falhas contábeis por conta de informações desatualizadas;

  • Relatórios: a emissão automatizada de diferentes relatórios permite a atualização de resultados periodicamente, ajudando na configuração de balanços para gestores específicos.


Transfira os processos para ambiente eletrônico


Para os processos serem automatizados corretamente, é necessário que eles sejam transferidos para uma plataforma digital. Os recursos analógicos tornam a gestão mais lenta, trabalhosa e com mais riscos de perdas significativas.


O ambiente eletrônico é versátil e possui diversas ferramentas e softwares que facilitam e tornam a gestão mais segura e eficiente.


Identifique se o software atualizado permite a automação


É por meio do software que as tarefas vão ser executadas. Por isso, é preciso escolher a ferramenta de acordo com as necessidades principais da empresa. É necessário verificar a automatização de processos, se o software vai agregar, facilitar e ajudar os funcionários.


A automação é realizada através do Enterprise Resource Planning (ERP, em português, planejamento dos recursos da empresa). Após o mapeamento, é preciso verificar se o ERP suporta as mudanças.


Integre outras áreas


Outras áreas da empresa também estão interligadas à automatização de processos financeiros. Com isso, é preciso que a automatização faça com que essas áreas conversem e interajam entre si. Com a integração, os riscos por falta de atualização diminuem, além de ser possível avaliar a empresa por uma perspectiva mais completa.


Identifique erros recorrentes durante o processo


Compreender os passos importantes para o desenvolvimento do sistema é também verificar os erros mais comuns, que podem ser evitados, e assim fazendo com que haja melhor desempenho nas soluções.


A adoção de um calendário de validação dos processos é um outro método que pode ajudar com que não sejam realizados pela metade ou tenham mais erros.


Leia também: Cobrança Digital: Por que ela é importante?


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